Een conference organiseren in Rotterdam

Kent u de situatie dat u tijdens de organisatie van uw conference in Rotterdam niet altijd het overzicht heeft over alle registraties van deelnemers en hun interesses? Dat u veel lijsten moet bijhouden voor de locatie, catering en diners?

Door uw deelnemersregistratie online uit te voeren, heeft u in een oogopslag overzicht over alle aanmeldingen van deelnemers en kunt u ze met een klik uitnodigen, herinneren of een bericht sturen. Per e-mail, sms of post. Aanmelder.nl is een webproduct dat zorgt dat u zelf efficient online uw deelnemersregistratie kunt uitvoeren.

deelnemersregistratie in Rotterdam

Uitbesteden conference in Rotterdam

U kunt ervoor kiezen om de organisatie van uw conference in Rotterdam uit te besteden. De volgende overwegingen spelen een rol:

* Bedenk of er intern genoeg tijd vrij te maken is om het evenement te organiseren

* Ga na of het budget het toelaat om de organisatie (van bepaalde programmaonderdelen) uit te besteden

* Onderzoek of er genoeg kennis en ervaring in huis is om het evenement zelf te organiseren

* Vraag je af of jouw bedrijf de organisatorische en financiële risico's kan dragen.

Uitbesteden conference in Rotterdam online opstellen >

registratie en ticketing voor conference

Leveranciers inschakelen voor conference in Rotterdam

Bij een groot evenement zoals een conference kan het nuttig zijn om voor de dag zelf leveranciers uit Rotterdam in te schakelen. Houd hierbij rekening met het volgende:

* Vraag referenties van leveranciers en check deze.

* Bezoek beurzen, lees (vak)tijdschriften en zoek op internet.

* Maak afspraken voor oriëntatiegesprekken met leveranciers.

* Vraag verschillende offertes aan

* Stel een contract op en vraag naar leveringsvoorwaarden.

* Stel een begroting op.

Leveranciers inschakelen voor conference in Rotterdam online opstellen >

deelnemers conference

Draaiboek samenstellen voor conference in Rotterdam

* Stel een draaiboek samen waarin je per kolom opneemt:

* tijd, plaats in Rotterdam, activiteit/programmaonderdeel, verantwoordelijke voor dat onderdeel en/of betrokken leverancier. Houd ruimte voor aantekeningen.

* Stel een lijst op met alle mensen die meewerken aan het evenement, vermeld hierbij de telefoonnummers en stuur die naar alle medewerkers

* Houd tenminste een keer een operationele vergadering waarbij het organisatieteam en alle leveranciers aanwezig zijn.

Draaiboek samenstellen voor conference in Rotterdam online opstellen >

draaiboek conference

Bedankje voor uw conference

Na afloop van uw conference in Rotterdam is het attend om de communicatie met deelnemers warm te houden. De volgende presentjes kunnen hierbij helpen:

* Stuur bedankbrieven aan sprekers, artiesten, leveranciers, etc

* Stuur een herinnering aan de gasten (bijvoorbeeld een foto-impressie van het evenement)

* Stel een persbericht op en stuur dat naar (lokale) redacties van verschillende media.

* Werk het draaiboek bij voor een volgende keer

* Maak een financieel eindverslag

* Maak een verslag van het evenement voor het personeelsblad of de externe nieuwsbrief.

Bedankje voor uw conference online opstellen >

uitnodiging conference

Uitnodigen invites uitnodiging

Als u een conference organiseert dan wilt u waarschijnlijk ook een heel aantal deelnemers uitnodigen, bijvoorbeeld uit Rotterdam. Met aanmelder.nl kunt u eenvoudig e-mail uitnodigingen sturen via de email. Deze e-mail invites komen in de mail van uw genodigden en zijn direct zichtbaar en hoeven dus niet geopend te worden. Met deze online uitnodigingen bereikt u makkelijk en goedkoop uw doelgroep. Eigenlijk zijn het grote event mailings. Hiermee wordt eventmarketing en andere marketing voor conference erg simpel.

De uitnodiging is een speciale HTML email waarin uw uitnodiging in Word of Powerpont direct omgezet wordt naar html mail. Deelnemers kunnen met 1 klik op uw aanmeldformulier komen of op andere online forms die u voor uw evenement gemaakt heeft. U hoeft hiervoor niet te kunnen werken met afdrukken samenvoegen of met mail merge.

Uitnodigen invites uitnodiging online opstellen >

conference organiseren

Conference organiseren in andere steden

U kunt uw conference natuurlijk ook in een andere stad organiseren. Denk aan: Conference organiseren in Emmen, Conference organiseren in Groningen, Conference organiseren in Zoetermeer, Conference organiseren in Apeldoorn, Conference organiseren in Zwolle, Conference organiseren in Amstelveen, Conference organiseren in Leiden, Conference organiseren in Alkmaar,

Andere evenementen in Rotterdam

Rotterdam is een bruisende stad. Wellicht heeft u interesse om ook andere evenementen te organiseren in Rotterdam, zoals: Klantendag organiseren in Rotterdam, Workshop organiseren in Rotterdam, Diner organiseren in Rotterdam, Team-building organiseren in Rotterdam, Vergadering organiseren in Rotterdam, House warming organiseren in Rotterdam, Business meeting organiseren in Rotterdam, Bruiloft organiseren in Rotterdam,