Checklist voor expositie in Utrecht
Voor een goede voorbereiding van uw expositie is het handig om van deze checklist gebruik te maken. Voor de samenstelling van uw expositie organisatieteam zijn de volgende voorbereiding nodig:
* Zoek mensen van verschillende afdelingen en leeftijden.
* Stel de hoofdverantwoordelijke aan.
* Stel de budgetverantwoordelijke aan
* Definieer de taken van de overige leden.
* Regel compensatie voor de leden van het team in verband met het bezoeken van een locatie, een afspraak met een cateraar, etc.
* Maak afspraken over het volbrengen van opgedragen taken.
* Stel deadlines.
Checklist voor expositie in Utrecht online opstellen >
Uitbesteden expositie in Utrecht
U kunt ervoor kiezen om de organisatie van uw expositie in Utrecht uit te besteden. De volgende overwegingen spelen een rol:
* Bedenk of er intern genoeg tijd vrij te maken is om het evenement te organiseren
* Ga na of het budget het toelaat om de organisatie (van bepaalde programmaonderdelen) uit te besteden
* Onderzoek of er genoeg kennis en ervaring in huis is om het evenement zelf te organiseren
* Vraag je af of jouw bedrijf de organisatorische en financiële risico's kan dragen.
Uitbesteden expositie in Utrecht online opstellen >
Leveranciers inschakelen voor expositie in Utrecht
Bij een groot evenement zoals een expositie kan het nuttig zijn om voor de dag zelf leveranciers uit Utrecht in te schakelen. Houd hierbij rekening met het volgende:
* Vraag referenties van leveranciers en check deze.
* Bezoek beurzen, lees (vak)tijdschriften en zoek op internet.
* Maak afspraken voor oriëntatiegesprekken met leveranciers.
* Vraag verschillende offertes aan
* Stel een contract op en vraag naar leveringsvoorwaarden.
* Stel een begroting op.
Leveranciers inschakelen voor expositie in Utrecht online opstellen >
Draaiboek samenstellen voor expositie in Utrecht
* Stel een draaiboek samen waarin je per kolom opneemt:
* tijd, plaats in Utrecht, activiteit/programmaonderdeel, verantwoordelijke voor dat onderdeel en/of betrokken leverancier. Houd ruimte voor aantekeningen.
* Stel een lijst op met alle mensen die meewerken aan het evenement, vermeld hierbij de telefoonnummers en stuur die naar alle medewerkers
* Houd tenminste een keer een operationele vergadering waarbij het organisatieteam en alle leveranciers aanwezig zijn.
Draaiboek samenstellen voor expositie in Utrecht online opstellen >
Bedankje voor uw expositie
Na afloop van uw expositie in Utrecht is het attend om de communicatie met deelnemers warm te houden. De volgende presentjes kunnen hierbij helpen:
* Stuur bedankbrieven aan sprekers, artiesten, leveranciers, etc
* Stuur een herinnering aan de gasten (bijvoorbeeld een foto-impressie van het evenement)
* Stel een persbericht op en stuur dat naar (lokale) redacties van verschillende media.
* Werk het draaiboek bij voor een volgende keer
* Maak een financieel eindverslag
* Maak een verslag van het evenement voor het personeelsblad of de externe nieuwsbrief.
Bedankje voor uw expositie online opstellen >
Expositie organiseren in andere steden
U kunt uw expositie natuurlijk ook in een andere stad organiseren. Denk aan: Expositie organiseren in Rotterdam, Expositie organiseren in Amsterdam, Expositie organiseren in Zwolle, Expositie organiseren in Amerongen, Expositie organiseren in Eindhoven, Expositie organiseren in 's-Hertogenbosch, Expositie organiseren in Haarlemmermeer, Expositie organiseren in Enschede,
Andere evenementen in Utrecht
Utrecht is een bruisende stad. Wellicht heeft u interesse om ook andere evenementen te organiseren in Utrecht, zoals: Clinic organiseren in Utrecht, House warming organiseren in Utrecht, Presentatie organiseren in Utrecht, Seminar organiseren in Utrecht, Expositie organiseren in Utrecht, Business meeting organiseren in Utrecht, Feest organiseren in Utrecht, Activiteit organiseren in Utrecht,