Checklist voor congres in Nijmegen
Voor een goede voorbereiding van uw congres is het handig om van deze checklist gebruik te maken. Voor de samenstelling van uw congres organisatieteam zijn de volgende voorbereiding nodig:
* Zoek mensen van verschillende afdelingen en leeftijden.
* Stel de hoofdverantwoordelijke aan.
* Stel de budgetverantwoordelijke aan
* Definieer de taken van de overige leden.
* Regel compensatie voor de leden van het team in verband met het bezoeken van een locatie, een afspraak met een cateraar, etc.
* Maak afspraken over het volbrengen van opgedragen taken.
* Stel deadlines.
Checklist voor congres in Nijmegen online opstellen >
Uitbesteden congres in Nijmegen
U kunt ervoor kiezen om de organisatie van uw congres in Nijmegen uit te besteden. De volgende overwegingen spelen een rol:
* Bedenk of er intern genoeg tijd vrij te maken is om het evenement te organiseren
* Ga na of het budget het toelaat om de organisatie (van bepaalde programmaonderdelen) uit te besteden
* Onderzoek of er genoeg kennis en ervaring in huis is om het evenement zelf te organiseren
* Vraag je af of jouw bedrijf de organisatorische en financiële risico's kan dragen.
Uitbesteden congres in Nijmegen online opstellen >
Leveranciers inschakelen voor congres in Nijmegen
Bij een groot evenement zoals een congres kan het nuttig zijn om voor de dag zelf leveranciers uit Nijmegen in te schakelen. Houd hierbij rekening met het volgende:
* Vraag referenties van leveranciers en check deze.
* Bezoek beurzen, lees (vak)tijdschriften en zoek op internet.
* Maak afspraken voor oriëntatiegesprekken met leveranciers.
* Vraag verschillende offertes aan
* Stel een contract op en vraag naar leveringsvoorwaarden.
* Stel een begroting op.
Leveranciers inschakelen voor congres in Nijmegen online opstellen >
Draaiboek samenstellen voor congres in Nijmegen
* Stel een draaiboek samen waarin je per kolom opneemt:
* tijd, plaats in Nijmegen, activiteit/programmaonderdeel, verantwoordelijke voor dat onderdeel en/of betrokken leverancier. Houd ruimte voor aantekeningen.
* Stel een lijst op met alle mensen die meewerken aan het evenement, vermeld hierbij de telefoonnummers en stuur die naar alle medewerkers
* Houd tenminste een keer een operationele vergadering waarbij het organisatieteam en alle leveranciers aanwezig zijn.
Draaiboek samenstellen voor congres in Nijmegen online opstellen >
Bedankje voor uw congres
Na afloop van uw congres in Nijmegen is het attend om de communicatie met deelnemers warm te houden. De volgende presentjes kunnen hierbij helpen:
* Stuur bedankbrieven aan sprekers, artiesten, leveranciers, etc
* Stuur een herinnering aan de gasten (bijvoorbeeld een foto-impressie van het evenement)
* Stel een persbericht op en stuur dat naar (lokale) redacties van verschillende media.
* Werk het draaiboek bij voor een volgende keer
* Maak een financieel eindverslag
* Maak een verslag van het evenement voor het personeelsblad of de externe nieuwsbrief.
Bedankje voor uw congres online opstellen >
Congres organiseren in andere steden
U kunt uw congres natuurlijk ook in een andere stad organiseren. Denk aan: Congres organiseren in Leiden, Congres organiseren in Zaanstad, Congres organiseren in Dordrecht, Congres organiseren in Haarlem, Congres organiseren in Alkmaar, Congres organiseren in Assen, Congres organiseren in Utrecht, Congres organiseren in Enschede,
Andere evenementen in Nijmegen
Nijmegen is een bruisende stad. Wellicht heeft u interesse om ook andere evenementen te organiseren in Nijmegen, zoals: Evenement organiseren in Nijmegen, Presentatie organiseren in Nijmegen, Feest organiseren in Nijmegen, Bedrijfsuitje organiseren in Nijmegen, Vrijgezellenfeest organiseren in Nijmegen, Training organiseren in Nijmegen, Expositie organiseren in Nijmegen, Meeting organiseren in Nijmegen,