Checklist voor activiteit in Breda
Voor een goede voorbereiding van uw activiteit is het handig om van deze checklist gebruik te maken. Voor de samenstelling van uw activiteit organisatieteam zijn de volgende voorbereiding nodig:
* Zoek mensen van verschillende afdelingen en leeftijden.
* Stel de hoofdverantwoordelijke aan.
* Stel de budgetverantwoordelijke aan
* Definieer de taken van de overige leden.
* Regel compensatie voor de leden van het team in verband met het bezoeken van een locatie, een afspraak met een cateraar, etc.
* Maak afspraken over het volbrengen van opgedragen taken.
* Stel deadlines.
Checklist voor activiteit in Breda online opstellen >
Uitbesteden activiteit in Breda
U kunt ervoor kiezen om de organisatie van uw activiteit in Breda uit te besteden. De volgende overwegingen spelen een rol:
* Bedenk of er intern genoeg tijd vrij te maken is om het evenement te organiseren
* Ga na of het budget het toelaat om de organisatie (van bepaalde programmaonderdelen) uit te besteden
* Onderzoek of er genoeg kennis en ervaring in huis is om het evenement zelf te organiseren
* Vraag je af of jouw bedrijf de organisatorische en financiële risico's kan dragen.
Uitbesteden activiteit in Breda online opstellen >
Leveranciers inschakelen voor activiteit in Breda
Bij een groot evenement zoals een activiteit kan het nuttig zijn om voor de dag zelf leveranciers uit Breda in te schakelen. Houd hierbij rekening met het volgende:
* Vraag referenties van leveranciers en check deze.
* Bezoek beurzen, lees (vak)tijdschriften en zoek op internet.
* Maak afspraken voor oriëntatiegesprekken met leveranciers.
* Vraag verschillende offertes aan
* Stel een contract op en vraag naar leveringsvoorwaarden.
* Stel een begroting op.
Leveranciers inschakelen voor activiteit in Breda online opstellen >
Draaiboek samenstellen voor activiteit in Breda
* Stel een draaiboek samen waarin je per kolom opneemt:
* tijd, plaats in Breda, activiteit/programmaonderdeel, verantwoordelijke voor dat onderdeel en/of betrokken leverancier. Houd ruimte voor aantekeningen.
* Stel een lijst op met alle mensen die meewerken aan het evenement, vermeld hierbij de telefoonnummers en stuur die naar alle medewerkers
* Houd tenminste een keer een operationele vergadering waarbij het organisatieteam en alle leveranciers aanwezig zijn.
Draaiboek samenstellen voor activiteit in Breda online opstellen >
Bedankje voor uw activiteit
Na afloop van uw activiteit in Breda is het attend om de communicatie met deelnemers warm te houden. De volgende presentjes kunnen hierbij helpen:
* Stuur bedankbrieven aan sprekers, artiesten, leveranciers, etc
* Stuur een herinnering aan de gasten (bijvoorbeeld een foto-impressie van het evenement)
* Stel een persbericht op en stuur dat naar (lokale) redacties van verschillende media.
* Werk het draaiboek bij voor een volgende keer
* Maak een financieel eindverslag
* Maak een verslag van het evenement voor het personeelsblad of de externe nieuwsbrief.
Bedankje voor uw activiteit online opstellen >
Activiteit organiseren in andere steden
U kunt uw activiteit natuurlijk ook in een andere stad organiseren. Denk aan: Activiteit organiseren in Ankeveen, Activiteit organiseren in Alkmaar, Activiteit organiseren in 's-Hertogenbosch, Activiteit organiseren in Leiden, Activiteit organiseren in Haarlem, Activiteit organiseren in Maastricht, Activiteit organiseren in Rotterdam, Activiteit organiseren in Ameland,
Andere evenementen in Breda
Breda is een bruisende stad. Wellicht heeft u interesse om ook andere evenementen te organiseren in Breda, zoals: Beurs organiseren in Breda, Discussiedag organiseren in Breda, Seminar organiseren in Breda, House warming organiseren in Breda, Meeting organiseren in Breda, Conferentie organiseren in Breda, Training organiseren in Breda, Feest organiseren in Breda,