Checklist voor tentoonstelling in Haarlem
Voor een goede voorbereiding van uw tentoonstelling is het handig om van deze checklist gebruik te maken. Voor de samenstelling van uw tentoonstelling organisatieteam zijn de volgende voorbereiding nodig:
* Zoek mensen van verschillende afdelingen en leeftijden.
* Stel de hoofdverantwoordelijke aan.
* Stel de budgetverantwoordelijke aan
* Definieer de taken van de overige leden.
* Regel compensatie voor de leden van het team in verband met het bezoeken van een locatie, een afspraak met een cateraar, etc.
* Maak afspraken over het volbrengen van opgedragen taken.
* Stel deadlines.
Checklist voor tentoonstelling in Haarlem online opstellen >
Uitbesteden tentoonstelling in Haarlem
U kunt ervoor kiezen om de organisatie van uw tentoonstelling in Haarlem uit te besteden. De volgende overwegingen spelen een rol:
* Bedenk of er intern genoeg tijd vrij te maken is om het evenement te organiseren
* Ga na of het budget het toelaat om de organisatie (van bepaalde programmaonderdelen) uit te besteden
* Onderzoek of er genoeg kennis en ervaring in huis is om het evenement zelf te organiseren
* Vraag je af of jouw bedrijf de organisatorische en financiële risico's kan dragen.
Uitbesteden tentoonstelling in Haarlem online opstellen >
Leveranciers inschakelen voor tentoonstelling in Haarlem
Bij een groot evenement zoals een tentoonstelling kan het nuttig zijn om voor de dag zelf leveranciers uit Haarlem in te schakelen. Houd hierbij rekening met het volgende:
* Vraag referenties van leveranciers en check deze.
* Bezoek beurzen, lees (vak)tijdschriften en zoek op internet.
* Maak afspraken voor oriëntatiegesprekken met leveranciers.
* Vraag verschillende offertes aan
* Stel een contract op en vraag naar leveringsvoorwaarden.
* Stel een begroting op.
Leveranciers inschakelen voor tentoonstelling in Haarlem online opstellen >
Draaiboek samenstellen voor tentoonstelling in Haarlem
* Stel een draaiboek samen waarin je per kolom opneemt:
* tijd, plaats in Haarlem, activiteit/programmaonderdeel, verantwoordelijke voor dat onderdeel en/of betrokken leverancier. Houd ruimte voor aantekeningen.
* Stel een lijst op met alle mensen die meewerken aan het evenement, vermeld hierbij de telefoonnummers en stuur die naar alle medewerkers
* Houd tenminste een keer een operationele vergadering waarbij het organisatieteam en alle leveranciers aanwezig zijn.
Draaiboek samenstellen voor tentoonstelling in Haarlem online opstellen >
Bedankje voor uw tentoonstelling
Na afloop van uw tentoonstelling in Haarlem is het attend om de communicatie met deelnemers warm te houden. De volgende presentjes kunnen hierbij helpen:
* Stuur bedankbrieven aan sprekers, artiesten, leveranciers, etc
* Stuur een herinnering aan de gasten (bijvoorbeeld een foto-impressie van het evenement)
* Stel een persbericht op en stuur dat naar (lokale) redacties van verschillende media.
* Werk het draaiboek bij voor een volgende keer
* Maak een financieel eindverslag
* Maak een verslag van het evenement voor het personeelsblad of de externe nieuwsbrief.
Bedankje voor uw tentoonstelling online opstellen >
Tentoonstelling organiseren in andere steden
U kunt uw tentoonstelling natuurlijk ook in een andere stad organiseren. Denk aan: Tentoonstelling organiseren in Den Haag, Tentoonstelling organiseren in Maastricht, Tentoonstelling organiseren in Zwolle, Tentoonstelling organiseren in Avereest, Tentoonstelling organiseren in Enschede, Tentoonstelling organiseren in Arnhem, Tentoonstelling organiseren in Zoetermeer, Tentoonstelling organiseren in Rotterdam,
Andere evenementen in Haarlem
Haarlem is een bruisende stad. Wellicht heeft u interesse om ook andere evenementen te organiseren in Haarlem, zoals: Receptie organiseren in Haarlem, Seminar organiseren in Haarlem, Evenement organiseren in Haarlem, Conferentie organiseren in Haarlem, Vrijgezellenfeest organiseren in Haarlem, Bedrijfsuitje organiseren in Haarlem, Meeting organiseren in Haarlem, Productpresentatie organiseren in Haarlem,