Checklist voor bijeenkomst in Den Haag
Voor een goede voorbereiding van uw bijeenkomst is het handig om van deze checklist gebruik te maken. Voor de samenstelling van uw bijeenkomst organisatieteam zijn de volgende voorbereiding nodig:
* Zoek mensen van verschillende afdelingen en leeftijden.
* Stel de hoofdverantwoordelijke aan.
* Stel de budgetverantwoordelijke aan
* Definieer de taken van de overige leden.
* Regel compensatie voor de leden van het team in verband met het bezoeken van een locatie, een afspraak met een cateraar, etc.
* Maak afspraken over het volbrengen van opgedragen taken.
* Stel deadlines.
Checklist voor bijeenkomst in Den Haag online opstellen >
Uitbesteden bijeenkomst in Den Haag
U kunt ervoor kiezen om de organisatie van uw bijeenkomst in Den Haag uit te besteden. De volgende overwegingen spelen een rol:
* Bedenk of er intern genoeg tijd vrij te maken is om het evenement te organiseren
* Ga na of het budget het toelaat om de organisatie (van bepaalde programmaonderdelen) uit te besteden
* Onderzoek of er genoeg kennis en ervaring in huis is om het evenement zelf te organiseren
* Vraag je af of jouw bedrijf de organisatorische en financiële risico's kan dragen.
Uitbesteden bijeenkomst in Den Haag online opstellen >
Leveranciers inschakelen voor bijeenkomst in Den Haag
Bij een groot evenement zoals een bijeenkomst kan het nuttig zijn om voor de dag zelf leveranciers uit Den Haag in te schakelen. Houd hierbij rekening met het volgende:
* Vraag referenties van leveranciers en check deze.
* Bezoek beurzen, lees (vak)tijdschriften en zoek op internet.
* Maak afspraken voor oriëntatiegesprekken met leveranciers.
* Vraag verschillende offertes aan
* Stel een contract op en vraag naar leveringsvoorwaarden.
* Stel een begroting op.
Leveranciers inschakelen voor bijeenkomst in Den Haag online opstellen >
Draaiboek samenstellen voor bijeenkomst in Den Haag
* Stel een draaiboek samen waarin je per kolom opneemt:
* tijd, plaats in Den Haag, activiteit/programmaonderdeel, verantwoordelijke voor dat onderdeel en/of betrokken leverancier. Houd ruimte voor aantekeningen.
* Stel een lijst op met alle mensen die meewerken aan het evenement, vermeld hierbij de telefoonnummers en stuur die naar alle medewerkers
* Houd tenminste een keer een operationele vergadering waarbij het organisatieteam en alle leveranciers aanwezig zijn.
Draaiboek samenstellen voor bijeenkomst in Den Haag online opstellen >
Bedankje voor uw bijeenkomst
Na afloop van uw bijeenkomst in Den Haag is het attend om de communicatie met deelnemers warm te houden. De volgende presentjes kunnen hierbij helpen:
* Stuur bedankbrieven aan sprekers, artiesten, leveranciers, etc
* Stuur een herinnering aan de gasten (bijvoorbeeld een foto-impressie van het evenement)
* Stel een persbericht op en stuur dat naar (lokale) redacties van verschillende media.
* Werk het draaiboek bij voor een volgende keer
* Maak een financieel eindverslag
* Maak een verslag van het evenement voor het personeelsblad of de externe nieuwsbrief.
Bedankje voor uw bijeenkomst online opstellen >
Bijeenkomst organiseren in andere steden
U kunt uw bijeenkomst natuurlijk ook in een andere stad organiseren. Denk aan: Bijeenkomst organiseren in Groningen, Bijeenkomst organiseren in Nijmegen, Bijeenkomst organiseren in Enschede, Bijeenkomst organiseren in Rotterdam, Bijeenkomst organiseren in Ameland, Bijeenkomst organiseren in 's-Hertogenbosch, Bijeenkomst organiseren in Amsterdam, Bijeenkomst organiseren in Breda,
Andere evenementen in Den Haag
Den Haag is een bruisende stad. Wellicht heeft u interesse om ook andere evenementen te organiseren in Den Haag, zoals: Diner organiseren in Den Haag, Workshop organiseren in Den Haag, Seminar organiseren in Den Haag, Team-building organiseren in Den Haag, Vergadering organiseren in Den Haag, Conferentie organiseren in Den Haag, Presentatie organiseren in Den Haag, Bruiloft organiseren in Den Haag,